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质量第一 兼顾效率

——谈国家重点档案文件级目录著录项目的保质与增效

作者:方 彦

来源:中国档案报

2018-11-19 星期五

标签:自感 科孚古城

????当前,全国各地档案部门都在不断提高国家重点档案项目的质量和进度。结合自身工作,笔者认为,国家重点档案文件级目录著录存在着知识性强、难度大的“难点”,以及从事这项工作人员综合素质要求较高、专业储备人才较少的“痛点”。这二者严重制约并影响着项目的总体推进和实施,造成项目质量得不到保证、效率也不尽如人意。

????众所周知,档案目录著录工作是一项知识性、专业性很强的工作,而以民国档案为主的历史档案著录工作因形质的典型性,使得著录的难度与要求更高。通过梳理发现,主要有4个方面的典型特征:一是以手写体为主,有相当量的档案书写不规范,繁体字、异体字、行书、草书相互交织在一起,辨识度低;二是用语习惯、行文风格与现行公文不同,竖写文字且文内几乎无标点符号,大部分内容属于文言文或半文半白,阅读与理解困难较大;三是涉及的公文文种类别、公文知识、历史实践、引经据典等繁多,著录人员需要博闻强识;四是部分文字模糊不清或内容残缺不全,著录时需参考相关案卷文档资料,著录人员要具备一定的编研能力。鉴于上述著录特性,加之每期国家重点档案文件级目录著录项目均有周期限制,因而要在规定时间内保质高效地完成著录任务实属不易。

????档案目录采集工作关键在人。目前,熟悉掌握民国档案文件级著录标准且能安心从事著录的人员严重不足。剖析人员问题,主要表现在两方面:目录加工方为降低生产成本,招聘的员工素质相对有限,培训不到位就仓促上岗,导致部分员工还没有完全熟悉著录流程和规则,就出现不愿意干、干不长、干得不专心等现象,造成培训一批、离职一批,甚至进入“一边在培训,一边办离职”的恶性循环;另一方面,档案馆自身熟悉民国档案文件级著录的人员偏少,尤其是市、县一级的档案馆,几乎无法对目录加工方的目录著录工作进行规范指导,以至于目录著录质量很差,甚至完全词不达意。加之,档案部门人力严重不足,无法对目录数据进行大批量的校核,验收不及时、抽检片面等问题严重影响了目录质量。

“保质”的途径

????没有高质量的文件级目录数据,就无法为档案查阅、编研和信息资源开发提供完整、准确的信息源,档案的利用效果就会大打折扣。因此,针对国家重点档案文件级目录著录的质量管理要把流程设计、人员管理、技术管控、制度建设等有机结合起来,统筹到质量管理综合体系中来,环环相扣,确保目录质量。

????只有科学地设计工作流程,才能保障各项工作环环相扣,最终生产出高质量的文件级目录数据。根据实践,民国档案文件级目录著录工作流程大致可设置为调研摸底、制定方案、业务培训、目录著录、目录质检、总质检、数据抽检、成品移交等步骤。调研摸底,即摸清档案内容类型和著录重点、难点,为制定目录著录方案和开展针对性业务培训奠定基础。数据生产采取的是目录著录加工方进行一次著录、两次全检(目录质检与总质检),再由档案馆进行抽检(可根据需要确定抽检比例,建议抽检比例一般为5%至10%)。质量合格即为成品数据,移交保存,否则退回重新著录、质检。近年来,福建省档案馆在组织开展此项业务时引入监理机制,增设监理把控质量关这一程序,由监理公司在档案馆抽检前先行对数据进行100%质检,再交由档案馆抽检,较好地保证了著录质量。

????由于民国档案文件级目录著录的特性,对著录人员提出了较高的要求,不仅有学历、专业、文字能力等方面的先决条件,更有对不断提升业务水平的明确要求。而著录人员业务水平的达标和提升首先来自有针对性并逐步深入的培训。一般说来,业务培训分为开项培训和日常培训。开项培训是项目开始时的集中培训,主要内容是著录细则和档案涉及的文史知识,如机构变迁历程、重要人物事件、文种类型、常见用语、关键词、民国公文特征及重点信息提取方法、目录拟写要求与技巧等。日常培训不讲究固定形式,随需要进行培训,主要针对著录过程中发现的新问题和质检反馈情况开展即时培训,涉及著录细则的完善、历史知识的补充、疑难档案著录的指导等。同时,业务培训一般要与考核紧密结合,并制定达标值,以检测培训的效果,著录细则与必备民国公文知识的考核须达标,否则质量就无法得到保障。

????档案目录著录工作中,再严谨的人员也无法避免疏漏型错误,而依靠软件纠错即可避免一些人工产生的疏漏性错误。目前,已有一些从事档案数字化服务的企业研发了民国档案文件级目录著录系统软件,具备一定的质量管控功能。例如,著录人员可发挥软件资料库功能,直接点击选取资料库中常用责任者、收文者、文种、关键词等,然后软件自动生成到题名中,减少人工录入时间,可大大提升工作效率,同时能减少错别字,提升质量。又如,著录项不完整,缺少收文者、文种等,或时间项出现不合逻辑的错误时,软件会自动报错,提醒著录人员进行修正。著录过程中,将某些固定类型的错误进行梳理总结,通过技术手段进行管控,可大大提升目录著录的质量。

????目录著录过程中,质检工作要实时予以跟进,发现问题及时反馈。反馈周期越短越好,以便及时纠偏,避免错情重复泛滥。质检环节发现的错误,要进行分类总结,区分不同类型的错误,进而采取不同的解决办法。如,文史知识缺失造成的错误,要及时进行知识培训;内容理解造成的错误,要安排此类档案阅读与理解专项培训。同时,针对疏漏型错误,及时通过优化升级软件功能予以规避,确保同样错误不再出现。总之,质检反馈的错情要分析、总结到位,分类处理与解决,避免再犯,从而提高质量。

????档案馆可要求目录加工方通过绩效手段管控好著录的质量,质量越好,绩效工资越高。首先,绩效工资级别要对应错误率级别,错误率越低,绩效工资越高。其次,绩效工资级别要对应岗位,质检岗位绩效工资要高于前端著录岗位,树立人员向优秀岗位看齐的意识。同时,要执行错误溯源制。档案馆或监理方在抽检过程中一旦发现错情时,应追溯到相关人员,确保质量在项目全过程中得到实时控制,并纳入总检和质检的绩效目标中,层层相扣,环环压紧,防止工作懈怠。

????质检岗是把关岗,其人员选配直接关系着著录质量的好坏。笔者在实践操作过程中发现,质检岗位人员选拔要着重考虑3个方面,即态度严谨认真、业务水平突出、善于发现问题。这三者相辅相成,又缺一不可。在安排质检人员工作时,可相对固定被质检对象,即每名质检人员定向负责几位前端著录人员,长期固定质检其所著录的数据,以便对其易错点了如指掌,明确质检方向,做到有针对性的质检,最大限度地减少错误。同时,质检人员要不断进行优化,将不适合做质检的人员及时调岗,并不断选拔更合适的人员,确保目录总体质量不降低。

“增效”的策略

????要在坚持“质量第一”的前提下,加强管理,高效工作,确保项目实施进度。经过实践,笔者就如何增效提出以下4步策略。

????一是要深入调研摸底,打好有准备之仗。国家重点档案文件级目录,尤其是民国档案文件级目录著录一定要在前期进行充分细致的调研摸底,对涉及的业务知识、著录的重点难点等要了如指掌,方能制定科学高效的生产计划与策略,才能在著录过程中得心应手地处理随时遇到的问题,从而不影响项目进度。在以往的档案著录过程中,由于缺乏调研或对档案调研不够细致,导致各种问题层出不穷,严重影响工作效率。因此,做好摸底调研,在前端把问题解决好是保证或提高著录效率的首要环节。

????二是要做好统筹规划,不做无用之功。在进行大量民国目录著录项目时,要根据《民国档案文件级目录数据采集操作办法》制定更为细致的实施细则,统一著录思想,增加实操性,以便在著录全过程中有章可循,以免做无用之功。结合项目周期和总体工作量,科学地制定工作计划,做好项目的统筹安排。如果项目任务重、周期短,著录最好选择内容相对较为单一的大全宗档案。大全宗档案会减少著录人员因频繁更换熟悉内容的时间。对内容越熟悉,著录人员的工作效率就会越高,质量就会越有保障。尤其是在项目初期,著录大全宗不仅适合集中人员搞“歼灭战”,还可以培训新员工,让其较快地适应工作内容和节奏,树立“啃硬骨头”的信心。小全宗的数据,一般选择专业素养较强、熟悉业务的人员进行“专人包干”,不宜“大部队作战”,方可保质保量。

????三是要组织梳理分类,以不变应万变。根据前期档案调研摸底的情况,把主题内容相同、相近的档案划分清楚,进行适当的归类,以不变应万变,要求熟悉业务的人员制定统一的“著录模板”,安排专人或专门的小组负责该类型目录的著录工作。对档案的掌控更为精准和熟练,不但可以提高著录效率,而且能保证质量。如,各机构请领或报销经费类型的档案,就可制定统一的著录模板——“责任者+为请领或报销+时间+某项经费给某收文者+文种(呈、禀、函等)”。这样分类著录、统一语言表达规范,便于著录人员操作。据测算,采用这种方法可以使工作效率至少提高两倍以上,著录的目录数据整齐划一、形美质优。

????四是要明确激励措施,变压力为动力。要做好效率管理,就要有详尽的激励措施。首先要安排好生产计划,明确项目每天、每周、每月的任务指标,并且把指标量化分配到人,对每人每天都有最低工作量的限制。把著录的条数以及准确度的要求,严格地纳入激励绩效,让每位著录人员都有紧迫感和压力感,减少工作惰性,以便在保质的前提下提高产出。对效率低于平均值的员工需设置特别的激励措施和绩效目标,并以“以老带新”的形式开展培训指导,通过传帮带的方式,实时解决问题。在制定激励绩效措施的时候,尤其要注意区别对待,一般来说,“兵王”与“教授”要有区分,“长工”与“短工”要有区别,“新员工”与“老员工”要有不同。总之,激励绩效机制越为细化、越为合理,员工动力越强,产量也就越高。

????国家重点档案文件级目录著录工作要始终本着“质量第一、兼顾效率”的原则有序推进。无论采用何种方法与手段,只要起到作用、达到目的,便是好的管理方式。为此,我们要在工作中勇于探索、不断实践,不忘初心、牢记使命,立足本职、锐意进取,在更高起点上续写档案工作新篇章,确保国家重点档案文件级目录著录项目顺利完成。

????原载于《中国档案报》2018-11-19 总第3262期 第三版

 
 
责任编辑:张雪
 
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